Der Rezeptionsschalter ist das Gesicht und die Stimme jeder Organisation. Eine automatisierte Rezeptionistensoftware vereinfacht den gesamten Prozess der Besucherverwaltung. Unabhängig davon, ob es sich um den Kunden, Kandidaten oder Kunden handelt, ist die Rezeptionistin der erste Kontakt mit der Organisation. Aus diesem Grund sind sie für ein Unternehmen genauso wichtig wie die Personalabteilung oder die Marketingabteilung.
Daher ist ein Empfangsmitarbeiter in der Hauptsache für ein angenehmes Erlebnis verantwortlich, wenn der Kunde in der Organisation anruft oder eintrifft. Die Verwaltung der Kommunikation von Angesicht zu Angesicht, online und bei Anrufen kann jedoch gleichzeitig stressig sein.
Verschiedene Büroaufgaben wie das Anrufen von Kunden, das Abrechnen, das Planen von Terminen usw. können zu ihrer bereits herausfordernden Aufgabe beitragen. Dann kommt eine automatisierte Empfangsdame-Software zur Rettung.
Hier ist eine kurze Liste einiger der führenden Front-Office-Management-Softwaresysteme für mehr Effizienz im Jahr 2019.
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Vonage Business Solutions
Vonage Business Solutions, erhältlich als Apps und Downloads, verbessern die Geschäftskommunikation. Diese Cloud-basierte automatisierte Empfangsdatensoftware lässt sich mühelos mit Webbrowsern, Smartphones und Geschäftsprodukten kombinieren.
Die Vonage-Geschäftstelefonsysteme sind ideal für mittelständische Unternehmen, die ihre VoIP-Telefonsysteme mit Geräten ausrichten, die im Internet funktionieren.
Es hilft den Unternehmen auch, über das Telefon, per SMS oder über Videokonferenzen eine Verbindung herzustellen, was den Rezeptionisten viel Zeit spart.
Anrufankündigung, Option „Keine Störung“ oder Überprüfung der Option, verschiedene Geräte an einer Nebenstelle anzuschließen, gehören zu den Hauptfunktionen. Kontomanager können Anrufe über das Verwaltungsportal verwalten, Anrufaufzeichnungen auswerten, die Sichtbarkeit des Dashboards ändern und vieles mehr.
Sie können auch Details zur Abrechnung sehen und Einwählbeschränkungen im Portal beheben. Neben Desktop-Lösungen können Benutzer auch die mobile App für den einfachen Zugriff herunterladen. Es kann auch mit Google, Outlook oder CRM synchronisiert werden.
Preis: beginnt ab 19, 99 $.
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GoCanvas
Dateneingabe und Kontaktverwaltung sind einer der wichtigsten Aspekte des Personals der Rezeption. GoCanvas ist eine der besten Front-Office-Verwaltungssoftware, mit der Benutzer ihre Arbeit in wenigen Minuten erledigen können.
Es bietet leistungsstarke Funktionen für Organisationen, indem es Benutzern hilft, unbegrenzte Formulare zu erstellen und auszufüllen. Als Bonus können Benutzer auch unbegrenzt Daten speichern.
Es bietet ein Drag & Drop-Tool, mit dem Benutzer ihre eigenen mobilen Apps ohne Codierung oder Programmierung erstellen können. Außerdem können Benutzer Bilder mit nur einem Klick zum Überprüfen von Werkzeugen oder zum Überwachen von Nashörnern aufnehmen.
Darüber hinaus hilft es Ihnen, einen Verkaufsauftrag zu bestätigen, indem Sie einfach eine Signatur auf Ihrem Smartphone erhalten.
Canvas hilft auch bei Berechnungen, um den Auftragspreis richtig zu schätzen. Was ist mehr? Es informiert Benutzer über GPS-Ortung über das Gerät oder den Standort des Teammitglieds.
Barcode-Scannen mit einem Klick, die nahtlose Anpassung mobiler Zahlungen und das Hochladen der Kundendatenbank in andere Apps sind weitere bemerkenswerte Funktionen.
Preis: kostenlose Testversion verfügbar; Die Version auf Unternehmensebene beginnt bei 45 US-Dollar.
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Greetly Digital Receptionist
Greetly Digital Receptionist ist eine App zum Einchecken von Besuchern, mit der Benutzer mehr erledigen können. Die Verwaltung ist ein kritischer und komplexer Bestandteil jeder Organisation. Greetly vereinfacht den Workflow mit Automatisierung.
Von der Verwaltung der Rezeption über die Besprechung von Besprechungen bis hin zum Reiseplan vereinfacht diese Software das Multitasking und spart Zeit.
Diese Front-Office-Verwaltungssoftware soll Geld sparen, die Effizienz steigern und gleichzeitig einen hohen Grad an Anpassung bieten. Es arbeitet mit einem Cloud-basierten Besucherprotokoll und ist für zusätzlichen Komfort immer verfügbar.
Darüber hinaus werden Sofortmeldungen über eine Sprachnachricht, E-Mail, SMS oder Slack gesendet.
Preis: 14-tägige kostenlose Testversion verfügbar; fängt bei $ 99 / Monat an.
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Jive Voice
Jive Voice ist ein weiterer Cloud-basierter und integrierter automatisierter Rec
Der visuelle Wählplaneditor der App hilft bei der Einrichtung des Telefonsystems auf erstaunliche Weise. Es hilft beim Erstellen von erweiterten Zeitplänen mithilfe eines benutzerdefinierten Wählplans, der automatisch aktiviert wird, sobald der Benutzer das System verlassen hat. Benutzer können außerdem benutzerdefinierte Begrüßungen hinzufügen und dabei helfen, den Zeitplan für den ganzen Tag auf einmal hinzuzufügen.
Eine weitere wichtige Funktion ist Find Me / Follow Me, mit der Benutzer eingehende Anrufe in einer bestimmten Anordnung an mehrere Telefone weiterleiten können. Dies hilft einzelnen Benutzern, einen exklusiven Anrufverlauf aufzubauen, während sie zu ihrer Nebenstelle wechseln.
Preis: beginnt ab 19, 95 $.
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Hootsuite
Bei der Verwaltung der Rezeption geht es nicht nur darum, Anrufe zu besuchen oder Besucher zu verwalten. Es geht aber auch darum, eine Kundendatenbank zu finden und zu erstellen, und eine der besten Möglichkeiten, um dies heute zu tun, ist über Social Media.
Hootsuite ist zweifellos eine der führenden Software, mit der Benutzer ihre sozialen Medien an einem Ort verwalten können. Auf diese Weise ist es eine wettbewerbsfähige Front-Office-Management-Software, die den Empfangsmitarbeitern hilft, die sozialen Medien zu nutzen.
Die Software spart Zeit, indem sie Benutzern hilft, ihre sozialen Posts zu planen. Es hilft ihnen dabei, jederzeit auf Social-Media-Plattformen aktiv zu bleiben, indem sie automatisch mehrere Posts auf allen Social-Konten gleichzeitig einplanen.
Außerdem werden Benutzer mit vorautorisierten Inhalten auf dem Laufenden gehalten, die das Team veröffentlichen kann. Die Daten werden in der bevorzugten Cloud-Datei des Benutzers gespeichert.
Was ist mehr? Darüber hinaus können Benutzer die Auswirkungen von Social Media-Werbeaktionen mit detaillierten Berichten abschätzen. Darüber hinaus können Benutzer Social-Media-Chats auch anhand von Hashtags, Schlüsselwörtern und Positionen suchen und filtern.
Benutzer können Konversationen in mehreren Sprachen finden. So erhalten sie einen Einblick in das, was andere über ihre Marke usw. sprechen.
Preis: 30-tägige kostenlose Testversion verfügbar; danach zum Preis von 5, 99 $ / Monat.
Entgegen der landläufigen Meinung hat eine Rezeptionistin an der Rezeption eine Menge zu erledigen. Von der Besucherverwaltung, der Teilnahme an Kundenanrufen, der Planung von Besprechungen, Mittagessen oder der Reiseroute bis hin zur Verwaltung der Kundendatenbank ist viel zu tun.
Dies ist eine der am besten automatisierten Empfangsfunktionen, mit deren Hilfe sie Zeit sparen und die Dinge vereinfachen können. Fangen Sie also an, sie in Ihrem Unternehmen zu implementieren, um die Produktivität zu steigern.
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