In der modernen, wettbewerbsorientierten Geschäftswelt stehen alle Unternehmen vor neuen Herausforderungen hinsichtlich nachhaltiger Produktivität und der Schaffung engagierter Arbeitskräfte. Das Erreichen des Zielergebnisses in jeder Organisation hängt im Wesentlichen von der Konsistenz des Produktivitätsniveaus der Mitarbeiter ab.
In der heutigen Geschäftswelt kann kein Unternehmen die höchsten Produktivitätsniveaus erreichen, es sei denn, jeder einzelne seiner Mitarbeiter ist bestrebt, das organisatorische Produktivitätsniveau zu verbessern. Dies bedeutet, dass die Mitarbeiter zum Wachstum des Unternehmens beitragen.
Unglücklicherweise neigen einige Unternehmer dazu, die tägliche Produktivität ihrer Angestellten nicht zu überwachen, und das Ergebnis ist die Tatsache, dass ihre Arbeitsleistung dem Wachstum des Unternehmens abträglich sein wird und diese Sache nicht erkannt und kontrolliert werden kann.
Dies würde die Fähigkeit des Unternehmens, seine Ziele zu erreichen, ruinieren. Dank der Technologie und der Softwarewerkzeuge zur Überwachung der Mitarbeiterproduktivität müssen Unternehmen jedoch nicht auf eine zu lange dauernde Leistungsbeurteilungsprogramm der Mitarbeiter warten, um zu wissen, wie sie sich bei der Arbeit verhalten.
Hauptgründe für den Einsatz von Mitarbeiterüberwachungssoftware
E-Mails sind die Hauptursache für Datenverletzungen in Unternehmen, da Mitarbeiter Informationen über Geschäftskorrespondenz austauschen müssen. Daher ist es wichtig, Daten zu sichern und zu verfolgen, wenn Sie die Gesetze der HIPAA, GRAMA-Anforderungen und die FINRA-Vorschriften einhalten müssen.
Es gibt einige einfache E-Mail-Überwachungslösungen auf dem Markt, mit deren Hilfe Sie die E-Mails der Mitarbeiter überwachen können, um sicherzustellen, dass kritische Daten weder absichtlich noch unabsichtlich weitergegeben werden. Mitarbeiterüberwachungsprogramme umfassen E-Mail-Überwachungsfunktionen und weitere Tools zur Überwachung anderer Aktivitäten der Mitarbeiter, während sie ihre Arbeit erledigen.
Ein weiterer zentraler Aspekt der Mitarbeiterüberwachungssoftware ist die Fähigkeit, ihre Aktivitäten zu überprüfen, während die Geräte des Unternehmens wie Laptops und Desktops verwendet werden. Mit solchen Lösungen können Sie feststellen, auf welche Websites Ihre Mitarbeiter zugreifen, welche Mitarbeiter normalerweise Dateien herunterladen und wann USB-Laufwerke angeschlossen oder entfernt werden.
Diese Tools sind auch in der Lage, Sie darauf aufmerksam zu machen, wenn nach bestimmten Stichwörtern gesucht wird, die von Ihrem Unternehmen bedenklich sind. Dazu gehören die Stellensuche, die Pornografie-Suche oder die Suche nach Kontakten im Wettbewerb.
Die besten Tools zur Überwachung des Arbeitsplatzes bieten Ihnen eine administrative Kontrolle, mit der Sie solche Aktivitäten blockieren und auch den Zugriff auf unangemessene oder ungesicherte Websites einschränken können. Mit Hilfe von Tools können Sie die Arbeit Ihres Mitarbeiters überwachen, um herauszufinden, was ein Mitarbeiter derzeit tut.
Was ist rechtlich und technisch zu beachten?
Die Überwachung der E-Mails von Angestellten mag eine Verletzung der Privatsphäre der Angestellten darstellen, aber der Oberste Gerichtshof der USA hat bereits 2010 entschieden, dass Organisationen und Unternehmen die Maßnahmen der Angestellten während der Arbeit und während des Betriebs rechtmäßig überwachen ' Ausrüstung. Dazu gehören Pager, Laptops, USB-Laufwerke und mobile Geräte. Programme zum Überwachen von Schlüsselprotokollen und zum Erfassen von Kennwörtern können auch dann verwendet werden, wenn es um ethische Kontroversen um das Thema ihrer Verwendung geht.
Es ist wichtig zu wissen, dass die Bundesregierung keine Beschränkungen für die Internetüberwachung der Mitarbeiter auferlegt. Auf der anderen Seite gibt es einige einzelne Staaten, die den Schutz in den Vordergrund stellen.
Immer mehr Bundesländer fordern derzeit, dass Mitarbeiter ihre Mitarbeiter benachrichtigen, falls ihr Unternehmen die Online-Aktivitäten der Mitarbeiter überwacht. Dazu gehören Tastatureingaben und E-Mails. Solche Benachrichtigungen können im Mitarbeiterhandbuch oder als E-Mail-Erinnerung veröffentlicht werden.
Stealth-Modus vs. transparenter Modus
Wenn Arbeitgeber solche Überwachungstools verwenden, können sie die Option wählen, sie im Stealth- oder im Transparent-Modus zu verwenden.
Der Stealth-Modus wird auch als unbeaufsichtigter Modus bezeichnet. Dies bedeutet, dass die Mitarbeiter nicht erkennen können, dass sie überwacht werden. Hochwertige Überwachungstools werden von Mitarbeitern nicht erkannt und nicht erkannt.
Durch die transparente Art der Überwachung können Ihre Mitarbeiter das Überwachungsprogramm auf ihren Systemen sehen. Diese Software erfordert die Installation auf jedem einzelnen Computer, einschließlich des Verwaltungsportals. Dies ist nicht so einfach wie der Stealth-Modus, da die Administratoren jeden einzelnen Bericht jedes Systems überprüfen müssen, um zu sehen, wie es den Mitarbeitern geht.
Wie funktionieren Überwachungstools?
Mitarbeiter-Tracking-Tools müssen auf mehreren Systemen installiert werden, einschließlich einer zentralen Station, falls der Arbeitgeber möchte, dass sie von den Benutzern nicht erkannt werden. Damit dieses Tool ordnungsgemäß funktioniert, müssen Sie zunächst die Firewall deaktivieren. Nach Abschluss des Installationsvorgangs wird sie wieder aktiviert.
Auf der anderen Seite ist es praktisch unmöglich, dass das Programm ohne zusätzliche Patches und Programmierungen arbeitet, damit PC-Überwachungssoftware das Programm umgehen kann. Dies führt zu einer Lücke im Sicherheitssystem und macht das Netzwerk für alle Arten von Malware, Viren, Spyware usw. anfällig.
Seien Sie vorsichtig bei versteckten Viren
Sie sollten sich der Tatsache bewusst sein, dass es viele Tools zur Überwachung von Angestellten gibt, bei denen es sich tatsächlich um verkleidete Viren handelt. Sie können zwar Keylogging- und Kennworterfassungsfunktionen nutzen, sie werden jedoch auch die Daten hinter den Kulissen sammeln und verkaufen, um sie zu durchbrechen Sicherheit der Organisation. Die meisten Tools zum Überwachen der Mitarbeiteraktivität können um die Firewall herum arbeiten. Es ist jedoch möglich, dass einige Bedrohungen unentdeckt durchlaufen werden.
Bereitstellung der Software: Cloud und lokal
Ein weiterer wichtiger zu berücksichtigender Aspekt ist die Art und Weise, wie Sie die Software implementieren. Lokal ist die am häufigsten verwendete Option und wird von den meisten Tools angeboten. Auf diese Weise können Sie das Programm und die gesammelten Daten auf Ihrem eigenen Server hosten. Diese Lösung erfordert etwas mehr IT-Kenntnisse und die Einrichtung kann länger dauern. Andererseits sind Cloud-Lösungen einfacher zu verwalten und können schneller eingerichtet werden als die lokale Bereitstellung.
Lösungen, die Ihren Bedürfnissen entsprechen
Elternsoftware und Überwachungssoftware sind zwei Lösungen, die die Nutzung des PCs überwachen. Sie werden beide auf einem einzelnen Computer installiert und verwendet und stellen nicht die gleichen Bedrohungen dar wie die Tools zur E-Mail-Überwachung, die wir bereits bei Firewalls erwähnt haben.
Überwachungssoftware und Elternsoftware enthalten zusätzliche Optionen, die Cyberangriffe verhindern sollen, sowie Tools zur Überwachung von Kindern und Ehepartnern, wenn sie online gehen.
Es gibt viele Unternehmen, die auch nach E-Mail-Software und Apps suchen, die ausgehende und eingehende Nachrichten auf Spyware, Viren und Trojaner überwachen.
Es gibt auch eine E-Mail-Verschlüsselungssoftware, die persönliche Daten und wichtige Informationen schützen kann, wenn sie an Empfänger von Drittanbietern übermittelt werden. Diese Tools stellen sicher, dass die sensiblen Daten nur von Personen abgerufen und verwendet werden, die die Informationen wirklich benötigen, und sie dabei so sicher wie möglich halten.
Hier sind die besten fünf Auswahlmöglichkeiten für die Überwachung der Mitarbeiteraktivitäten:
Teramind
Teramind bietet Software an, mit der das Nutzerverhalten von Mitarbeitern auf PCs erfasst wird, um verdächtige Aktivitäten zu erkennen, die Effizienz und Effektivität zu überwachen, mögliche Bedrohungen zu erkennen und die Einhaltung der Branchenstandards sicherzustellen. Teraminds Mission ist es, Sicherheitsvorfälle zu reduzieren, indem Echtzeit-Zugriff auf Benutzeraktivitäten bereitgestellt wird, indem Warnungen, Warnungen, Umleitungen und Sperren von Benutzern bereitgestellt werden, um Unternehmen und Organisationen so sicher und so effizient wie möglich zu halten.
Die Software wird sowohl vor Ort als auch in der Cloud bereitgestellt, um die Anforderungen aller Organisationen zu erfüllen.
Teramind kann erfolgreich ermitteln, welche Benutzer für Ihr Unternehmen am riskantesten sind, indem sie die Trends in ihrem Verhalten analysiert. Sie können überprüfen, gegen welche bestimmten Richtlinien sie verstoßen haben, und sie dann informieren, um zukünftige Vorfälle zu vermeiden.
Mit diesem Tool können Sie auch Regeln schreiben, die auf alle beobachtbaren Benutzeraktivitäten reagieren, z. B. das Senden einer E-Mail blockieren oder Warnmeldungen senden, wenn ein bestimmtes Dokument gedruckt wird. Sie haben auch die Möglichkeit, alle Aktivitäten aufzuzeichnen und zu protokollieren. Sie können sie wie ein Video wiedergeben und Sitzungsmetadaten analysieren.
Um mit der Software zu beginnen, müssen Sie folgende Schritte ausführen:
- Melden Sie sich kostenlos bei der Mitarbeiterüberwachungssoftware Teramind Basic Cloud an.
- Installieren Sie die Überwachungsagenten auf den Maschinen, die Sie überwachen möchten, und entscheiden Sie sich für die Vollzeit- oder Teilzeitoptionen für die Steuerung.
- Sie müssen jede Alarm- und Überwachungseinstellung anpassen, um die Plattform an Ihre Bedürfnisse anzupassen.
- Sie können von der Plattform der Software aus auf alle Funktionen zugreifen, um einzigartige Überwachungsfunktionen zu erhalten, die sowohl die Sicherheit als auch die Produktivität verbessern.
HipChat
HipChat eignet sich gut als ergänzendes Tool für WorkZone-Plattformen. Dies ist ein Zeitmanagement-Tool, das im Wesentlichen ein Instant Messenger ist, der für Arbeitsplätze entwickelt wurde. Sie können damit persistente Chatrooms oder 1-zu-1-Kommunikation einrichten.
Eine der nützlichsten Funktionen ist ein vollständiger Chat-Verlauf. Jetzt müssen die Mitarbeiter, die ein Meeting auf HipChat verpasst haben, keine weiteren Personen mehr unterbrechen, um sich einzuholen. Sie müssen lediglich die Sitzung erneut besuchen und sie schnell durchsuchen.
Diese Zeiterfassungssoftware ist ein wichtiges Instrument zur Überprüfung der täglichen Arbeitsleistung der Mitarbeiter. Sie kann sich als Gelegenheit herausstellen, welche Strategien zur höchsten Produktivität führen.
WorkiQ
WorkiQ ist ein Tool, das das Computerverhalten der Mitarbeiter aufzeichnet und Berichte zu ihrer Zeit für nichtproduktive und produktive Anwendungen liefert. Das Dashboard des Tools bietet übersichtliche Darstellungen, die Ihnen zeigen, welche Mitarbeiter aktiv sind und welche ständig abgelenkt werden.
Dieses Tool bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Arten von Aktivitäten zu kategorisieren, Prozesse über alle Anwendungen hinweg zu verfolgen und zu vergleichen, wie verschiedene Benutzer ähnliche Arbeitseinheiten verarbeiten. Die Management-Dashboards bieten die folgenden Vorteile:
- Ermittlung unproduktiver Verhaltensweisen zum Zeitpunkt des Auftretens
- Produktives Verhalten erkennen und belohnen
- Vergleichen der tatsächlichen Mitarbeiterproduktivität, einschließlich der Mischung und der Komplexität der Arbeit, mit der die Mitarbeiter umgehen
- Remote-Mitarbeiter verwalten
- Top-Performer identifizieren, um ihre Prozesse über die Zeit hinweg replizieren zu können
- Verbesserung der Arbeitsverteilung durch Identifizierung von unzureichend genutzten Fähigkeiten oder überarbeiteten Mitarbeitern
DeskTime
DeskTime ist eine einfache und sichere Zeiterfassung, mit der Sie die Effizienz und Produktivität Ihres Unternehmens steigern können. Mit diesem Tool können Sie die täglichen Aktivitäten, Krankenstände, Überstunden und Urlaub Ihrer Mitarbeiter leichter überwachen. Sie erhalten einen klaren Überblick über den Arbeitsablauf Ihres Teams. Mit DeskTime können Sie Apps, URLs und auch die Offline-Zeit nachverfolgen. Außerdem können Sie auf detaillierte Daten zugreifen, wie Ihre Mitarbeiter Apps und Websites verwenden und was sie tun, wenn sie nicht online sind.
Das Tool bietet Auto-Screenshots und Tracking für Aktivitätsraten, mit denen Sie die Zeit für einzelne Projekte verfolgen können. DeskTime bietet umfassende Einblicke und Berichte für die Abrechnung. Sie können CSV-Berichte einfach anpassen, herunterladen und versenden, um Ihren Kunden die genauesten Informationen zu Arbeitsaufwand und Zeit für alle vom Unternehmen entwickelten Projekte zu geben .
Sie können lokale und Remote-Teams sowohl von Ihrem Handy als auch von Ihrem Desktop aus überwachen. Auf diese Weise können Sie Zeit sparen, indem Sie die Berichte über die Leistung Ihres Unternehmens unterwegs betrachten. Das Support-Team des Tools ist per Chat, Voicemail und auch per E-Mail erreichbar. Das Team von DeskTime befolgt die Sicherheitsstandards der Branche, um die persönlichen Informationen zu schützen, die ihnen zur Verfügung gestellt werden.
Asana
Asana ist ein Tool, das Aufgaben, Projekte, Dashboards und Konversationen anbietet, damit Teams ihre Arbeit effizienter von Anfang bis Ende durchführen können. Sie können damit den Fortschritt für jedes Projekt anzeigen, ohne eine Statusbesprechung zu planen oder E-Mails senden zu müssen. Mit diesem Tool können Sie benutzerdefinierte Felder verwenden, um alles zu verfolgen, was für Sie von großer Bedeutung ist, ob es sich um Fehler, Bewerber oder Interessenten handelt.
Sie können Ihre Aufgaben in freigegebenen Listen oder Foren für alle Ihre Meetings, Programme und Initiativen organisieren. In den Abschnitten und Spalten können Sie Asana anpassen, um Ihre Workflows anzupassen und Ihren Projekten Struktur zu verleihen.
Sie können die Arbeit einer Aufgabe in kleinere Teile aufteilen oder die Arbeit auf mehrere Projekte aufteilen. Wenn eine einzelne Aufgabe zu einer großen und wichtigen Initiative wird, können Sie sie schnell in ein Projekt umwandeln.
Das Verhalten der Mitarbeiter ist unvorhersehbar. Mit Hilfe dieser großartigen Tools können Sie ihre Effizienz bei der Arbeit und die Gesamtproduktivität Ihres Unternehmens steigern. Durchsuchen Sie alle und wählen Sie Ihren Favoriten entsprechend Ihren Bedürfnissen. Wir garantieren die hohe Qualität aller oben diskutierten Tools zur Überwachung der Arbeit Ihrer Mitarbeiter.
