Das Aufkommen von Cloud-Storage hat den Stress bei der Verwaltung unordentlicher Papierarbeit zu Recht aufgehoben. So können Arbeitgeber Zeit sparen und gleichzeitig den Arbeitsablauf verbessern. Wenn Sie also die Verwendung von Papierdokumenten reduzieren und die Effizienz verbessern möchten, sind Sie an der richtigen Stelle. In diesem Artikel finden Sie sechs der besten Dokumentenverwaltungssoftware.
Dokumentenverwaltungssoftware, auch bekannt als Dokumentenverwaltungssysteme (DMS), sind Computerprogramme, die speziell zum Nachverfolgen, Rationalisieren und Verwalten von Dokumenten und Arbeitsabläufen entwickelt wurden, mit dem Hauptziel, Arbeitsaufwand zu reduzieren und Arbeitsabläufe zu beschleunigen.
Folgen Sie diesem Beitrag, um einen umfassenden Überblick über einige der besten verfügbaren Tools zum Verwalten von Dokumenten zu erhalten.
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eFileCabinet
eFileCabinet bietet zwei Support-Varianten: die Desktop-Version (Windows 10-kompatibel) und die mobile Version, die speziell für mobile Geräte entwickelt wurde.
Diese Dokumentenverwaltungssoftware verfügt über eine Funktion namens "Cloud-View", mit der Benutzer ihre Dateien direkt über die Plattform der Software in der Cloud sichern können. Auf diese Weise können Benutzer Dateien problemlos über jedes Gerät anzeigen und extrahieren, vorausgesetzt, dieses Gerät ist mit dem Internet verbunden.
Außerdem erfüllt eFileCabinet alle erforderlichen Branchenkonformitäten, einschließlich SEC, HIPAA, FINRA und anderen Standardanforderungen.
Darüber hinaus funktioniert die Software perfekt mit SecureDrawer, einer einzigartigen Freigabefunktion, die als End-to-End-Dateifreigabeplattform zwischen Ihnen und Ihren Kunden dient. Sie kann nahtlos in eine Vielzahl von Drittanbieter-Software wie MS Outlook integriert werden. sichere eSignature, Scanner, Drucker und mehr.
Lastl, . Die Dokumentenverwaltungssoftware eFileCabinet bietet Online- und On-Premise-Services an. Die Software bietet zwei Wochen kostenlose Testversion für neue Benutzer. Danach können sie einen bezahlten Tarif zu einem Startpreis von 15 US-Dollar abonnieren.
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OpenKM
Das Tool wurde speziell für Windows-Computer entwickelt. Es kann jedoch auch über eine Vielzahl anderer Desktop-Betriebssysteme wie Linux zugegriffen werden.
Grundsätzlich beherbergt die Dokumentenverwaltungssoftware einen dynamischen Satz von Modulen, die die gesamten Verwaltungsvorgänge der Software ausführen. Einige dieser Module umfassen: Elektronische Rechnungsstellung, eSignature, Kryptographie (zur Verschlüsselung und Entschlüsselung von Dateien), Barcode, Mail Archiver und mehr.
Dank des flexiblen Designs der Software kann die Software nahtlos in relevante Office-Tools wie AutoCAD, WordPress, Google Drive, Microsoft Office usw. integriert werden. Es verfügt auch über ein steckbares Authentifizierungssystem, das mit externen Datenbanken oder Servern wie SQL, Oracle, MySQL und einigen anderen verbunden werden kann.
In Anbetracht des Vorstehenden wird den Anwendern die Möglichkeit geboten, ihren gesamten Arbeitsablauf zu rationalisieren, um die Effizienz zu verbessern. Daher wird diese Dokumentenverwaltungssoftware von vielen als eine Projektverwaltungssoftware angesehen als ein gewöhnlicher Dokumentenmanager.
OpenKM bietet zwei grundlegende Pläne für neue Benutzer: OpenKM Community und OpenKM Professional . Ersteres ist kostenlos verfügbar (mit eingeschränkten Funktionen), während letzteres mit leistungsfähigeren Funktionen ein kostenpflichtiger Plan ist und von Quote (benutzerdefinierte Preisgestaltung) angeboten wird.
Um weitere Informationen zu den System- und Downloadanforderungen der Software zu erhalten, melden Sie sich an der OpenKM-Download-Website an.
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Templafy
Für die Bequemlichkeit gibt es auch bestimmte Versionen für Desktop (einschließlich Windows) und Smartphones (mobile Apps).
Grundsätzlich vereinfacht Templafy die Speicherung von Dateien und die Teamzusammenarbeit, da der herkömmliche, unzusammenhängende Prozess des Arbeitens auf verschiedenen Plattformen entfällt.
Die Dokumentenverwaltungssoftware rationalisiert alle wichtigen Arbeitsplatz-Tools, insbesondere Dokumentenerzeugungs-Tools wie MS Office, auf einer einzigen Plattform und bietet Ihnen so einen einheitlichen Workflow.
Darüber hinaus verfügt Templafy über eine ziemlich navigationsfähige Benutzeroberfläche, die es ideal für Arbeitsumgebungen mit niedrigem technischen Stand macht, da jedes Teammitglied in der Lage ist, Feedback zu geben, Dateien zu teilen und Dokumente mit einer unvorstellbaren Leichtigkeit zu erstellen.
Alle diese Kanäle werden über einen einzigen Feed geleitet und vom Administrator (Arbeitgeber) überwacht, um sicherzustellen, dass alle Anforderungen und Qualitätsstandards erfüllt werden.
Schließlich ist Templafy wie die meisten langlebigen Werkzeuge nicht billig. Tatsächlich ist es eine der teuersten Dokumentenverwaltungssoftware auf dem Markt. Es ist zu einem festen Abonnementpreis von 355 USD pro Monat erhältlich. Vor dem vollständigen Abonnement gibt es jedoch eine kostenlose Testphase. Besuchen Sie die offizielle Website, um weitere Informationen zu erhalten.
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SutiDMS
Es handelt sich um eine webbasierte Online-Software, die auf Desktop- und mobilen Geräten plattformübergreifend unterstützt wird.
Darüber hinaus bietet SutiDMS eine Reihe von Multifunktionswerkzeugen, darunter ein modifizierbares Dashboard, Dokumentbibliothek, Erfassung von OCR-Dokumenten, mehrere Integrationen (mit MS Outlook, Gmail und Yahoo Mail), Zusammenführen von Dateien, Archivieren und Aufbewahren von Dokumenten, eSignature und Foren unter anderen.
Die Software ist im Grunde der ultimative Speicher, in dem Sie alle Ihre Dokumente aufbewahren können. Dank der webbasierten Funktionen können Sie jederzeit auf Dokumente zugreifen und sie abrufen.
Nichtsdestotrotz bietet diese Dokumentenverwaltungssoftware eine Preisauszeichnung für Unternehmen, die per Angebot erhältlich ist.
Es gibt zwei niedrigere Pläne: den Premium-Plan und den Professional-Plan . Der Professional-Plan ist für maximal 10 Benutzer ausgelegt und kostet 18 US-Dollar pro Benutzer (pro Monat). Der Prämienplan ist dagegen für eine mittelgroße Organisation mit weniger als 500 Mitarbeitern gedacht und ist für 20 US-Dollar pro Nutzer (pro Monat) erhältlich.
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FileHold
Die Funktionen der Software sind in „Standard“, „Optional“, „Benutzerdefiniert“ und „Scannen von Dokumenten und Imaging“ kategorisiert. Einige dieser Funktionen umfassen Metadatenerfassung (Document Tagging), Kalender, elektronische Formulare, eSignature, OCR (serverseitig), automatisches Ausfüllen, SmartSoft-Erfassung und vieles mehr.
Außerdem bietet FileHold die Möglichkeit, eine Reihe von Drittanbieter-Software wie MS Office, MS Active Directory, MS SharePoint und andere zu integrieren. All dies erleichtert das Speichern, Abrufen und Freigeben von Dateien sowie die Koordination der Arbeitsabläufe.
Schließlich bietet FileHold zwei grundlegende Preispläne an. FileHold Express und FileHold Enterprise. Der Express-Plan ist für kleine Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitern konzipiert, während der Enterprise-Plan ideal für größere Organisationen oder Teams mit mehr als 20 Mitgliedern ist.
Die Abonnementpreise beider Pläne sind jedoch nur als Angebot verfügbar. Sie können eine E-Mail an das Vertriebsteam von FileHold senden, um ein Angebot für Ihr Unternehmen zu erhalten.
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M-Dateien
Es gibt auch bestimmte Desktop-Versionen (für Windows 10 / 8.1 / 8/7) sowie mobile Apps für ausgewählte mobile Geräte.
Darüber hinaus enthält diese Dokumentenverwaltungssoftware für Windows 10 einen organisierten Speicher, in dem Dokumente ordnungsgemäß organisiert und gespeichert werden. Es analysiert die Dokumentensuche, indem Dateinamen mit anderen zugehörigen Indikatoren wie Datumsangaben und Projekten in Beziehung gesetzt werden. Somit kann die Software Duplikate leicht entfernen.
Darüber hinaus erleichtert die einheitliche Plattform die Arbeitsplatzeffizienz, indem die Aufgabenverteilung (vom Arbeitgeber an die Mitarbeiter) sowie die Ausführung und Bereitstellung von Aufgaben (von den Mitarbeitern an den Arbeitgeber) verbessert werden. Das Endergebnis ist eine verbesserte Produktivität.
Darüber hinaus ist M-Files ein flexibles DMS, das problemlos in Tools wie MS Office und eine Vielzahl von CRM-Tools wie Salesforce integriert werden kann. Dies macht es ideal für praktisch alle Arten von Unternehmen. Außerdem werden drei grundlegende Bereitstellungsoptionen angeboten, darunter On-Premise, Cloud-basiert und Hybrid (kombiniert).
M-Files bietet neuen Benutzern eine einmonatige kostenlose Testversion an. Danach können sie problemlos auf den von Quote angebotenen Unternehmensplan upgraden.
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Fazit
Heutzutage nimmt die Verwendung von Papierdokumenten auf der ganzen Welt ab, und viele Organisationen, Schulen und Regierungsinstitutionen bevorzugen die papierlose Aufbewahrung der Bequemlichkeit von Papierakten und Ordnern.
Daher besteht ein ständiger Bedarf an standardisierter und dauerhafter Dokumentenverwaltungssoftware. In Bezug auf diese Nachfrage haben wir einige der besten Dokumentenverwaltungssoftware auf dem Markt zusammengestellt, um Ihnen die Entscheidungsfindung zu erleichtern, welche DMS für Ihr Unternehmen eingesetzt werden soll.
